Công việc và chức năng của phòng hành chính nhân sự trong doanh nghiệp

Nhân sự là một trong những nguồn lực chính của doanh nghiệp. Vậy, vai trò, nhiệm vụ, chức năng của phòng nhân sự trong doanh nghiệp được nhìn nhận như thế nào? Hiểu về cơ bản, phòng hành chính nhân sự sẽ đảm nhận 11 nhiệm vụ, cụ thể là:

1. Họach định nguồn nhân lực

Chiến lược,chính sách • Theo dõi và đánh giá tình hình nguồn nhân lực. • Thống kê nhu cầu nhân sự. • Dự báo nhu cầu nhân sự tương lai trong công ty (3 tháng/lần) trên cơ sở những qui trình sản xuất đã được lập kế hoạch, những thay đổi và những nhân tố khác. • Xây dựng các chương trình và kế hoạch nguồn nhân lực cho công ty. Tư vấn, tham mưu cho Chi nhánh/các phòng ban/phân xưởng Đề xuất thực hiện các chính sách phát triển nguồn nhân lực Kiểm soát

• Các chiến lược, chính sách, kế hoạch đã đề ra. • Tình hình biến động nhân sự tại công ty.

2. Tuyển dụng:

Chiến lược, chính sách,tác nghiệp • Dự báo nhu cầu tuyển dụng hàng năm. • Lên kế hoạch chuẩn bị nguồn lực (kinh phí, phòng ốc, các bài kiểm tra, trắc nghiệm ứng viên…) cho việc tuyển dụng nhân viên mới. • Xác định nguồn tuyển dụng. • Tiếp nhận sàng lọc và xử lý hồ sơ ứng viên. • Lập danh sách ứng viên tham gia phỏng vấn và thông báo cho họ biết. • Tiến hành phỏng vấn ứng viên. • Lập chương trình hội nhập và- công ty cho nhân viên mới. • Tổng kết công tác tuyển dụng. • Theo dõi và đánh giá biến động nhân sự trong Công ty. • Cho nhân viên mới ký kết hợp đồng lao động. • Đăng ký lao động Theo các quy định của luật pháp và các cơ quan chức năng.

Thực hiện, phối hợp với các phòng ban • Phối hợp với các phòng chức năng để phỏng vấn, tuyển chọn ứng viên. • Trình kết quả phỏng vấn cho giám đốc phê duyệt • Thông báo kết quả ứng tuyển cho các ứng viên. • Đề xuất thực hiện các chính sách tuyển dụng nhân sự. • Thành lập hội đồng tuyển dụng. • Mô tả công việc các chức danh cần tuyển. Tư vấn, tham mưu cho các chi nhánh/trưởng các bộ phận Tư vấn cho phòng ban, chi nhánh trong công ty về quy trình tuyển dụng, hướng dẫn áp dụng các chính sách tuyển dụng của Công ty. Kiểm soát • Quản lý hồ sơ nhân viên. • Kiểm soát việc quy trình tuyển dụng nhân sự trong công ty.

3. Đào tạo

Chiến lược, chính sách • Đào tạo nội quy, quy chế cho nhân viên mới. • Hướng dẫn cách thức làm việc, nghiệp vụ cho nhân viên mới về công tác trong phòng Nhân sự. Thực hiện, phối hợp với các Ban, Khối/ Khu vực và các đơn vị thành viên • Xác định nhu cầu và nội dung chương trình Đào tạo. • Xây dựng kế họach Đào tạo (1 lần/quý). • Chuẩn bị nguồn lực (tài chánh, phòng ốc,…) để Đào tạo nhân viên (đối với những chương trình đơn vị tự tổ chức Đào tạo). • Tổ chức cho nhân viên đi Đào tạo. Tư vấn, tham mưu cho CBQL các đơn vị thành viên Tham mưu cho Giám Đốc về các chương trình, dự án Đào tạo trong công ty. Kiểm soát • Kiểm soát quy trình, các chương trình Đào tạo trong công ty. • Đánh giá hiệu quả Đào tạo.

4. Đánh giá thành tích CBNV

Chiến lược,chính sách • Tổ chức đánh giá năng lực cán bộ công nhân viên. • Đánh giá tinh thần làm việc cúa nhân viên. • Tham gia xây dựng các chỉ tiêu thi đua định kỳ Theo kế hoạch hoặc đột xuất. • Đánh giá nhân viên mới sau thời gian thử việc. Thực hiện, phối hợp với các phòng ban/phân xưởng/chi nhánh • Chấm công nhân viên. • Xây dựng các biểu mẫu, quy trình đánh giá thành tích nhân viên. • Xây dựng các chỉ tiêu đánh giá thành tích nhân viên. • Đôn đốc cán bộ công nhân viên trong toàn công ty thực hiện tốt nhiệm vụ của mình. • Triển khai áp dụng hệ thống thang bảng lương trong toàn Công ty. • Thực hiện báo cá- thống kê lao động và tiền lương Theo quy định. • Phối hợp với các phòng ban xây dựng và cập nhật điều chỉnh, bổ sung các chế độ chính sách, nội quy, quy chế phù hợp từng thời điểm, giai đoạn. • Cấp phát thẻ BHXH, BHYT. • Triển khai thực hiện các chế độ chính sách của Nhà Nước liên quan đến quyền lợi, nghĩa vụ của nhân viên. • Tìm hiểu tâm tư nguyện vọng của anh chị em trong công ty để có những giải pháp giải tỏa kịp thời những vướng mắt cho họ.

Tư vấn, tham mưu cho CBQL các đơn vị thành viên • Tham mưu cho Giám Đốc về quy trình đánh giá thành tích nhân viên. • Hướng dẫn các phòng ban cách thức triển khai thực hiện quy trình đánh giá CBNV ở từng bộ phận. Kiểm sát • Kiểm soát biểu mẫu, việc thực hiện đánh giá CBNV trong công ty. • Kiểm soát các chỉ tiêu đánh giá thành tích nhân viên ở từng phòng ban.

5. Quản trị tiền lương – tiền thưởng và chế độ chính sách, BHYT, BHXH

Chiến lược,chính sách • Xây dựng và quản lý hệ thống thang bảng lương. Thực hiện công tác lập bảng thanh toán lương định kỳ hàng tháng. • Đề nghị và trực tiếp Soạn thảo, tham gia triển khai các văn bản hướng dẫn, thông báo…. liên quan đến công tác quản lý lao động, tiền lương, chế độ chính sách. • Quản lý và chịu trách nhiệm về hồ sơ lương. • Đảm bảo việc thực hiện thống nhất các quy định về tiền lương, thưởng do công ty ban hành. • Rà soát đề nghị và thực hiện việc nâng lương, nâng bậc cho người lao động Theo quy định (Theo dõi tiến độ, thông báo cho trưởng bộ phận,tiến hành các thủ tục cần thiết). • Chịu trách nhiệm trong việc cập nhật, Theo dõi, kiểm tra và thực hiện công tác chế độ chính sách lao động trong toàn công ty. • Hoàn tất các hồ sơ, biểu mẫu để mua BHYT, BHXH hằng tháng cho nhân viên. • Thực hiện bảng đối chiếu qúy , nữa năm, một năm với cơ quan bảo hiểm về việc mua bảo hiểm. • Tổ chức xây dựng và Hoàn thiện các các chính sách lương bổng, khen thưởng, phúc lợi, phụ cấp cho CBNV. Tư vấn, tham mưu • Tham mưu cho Giám đốc trong công tác khen thưởng cuối năm, tăng lương đột xuất cho CBCNV trong công ty. • Đề xuất với giám đốc việc chuyển tiền cho cơ quan bảo hiểm Theo chế độ. • Giải đáp các thắc mắc về tiền lương, thưởng cho CBNV. Kiểm soát Kiểm soát việc chấm công và thực hiện thống nhất việc tính lương, chế độ phụ cấp, khen thưởng cho CBNV trong toàn công ty.

6. Xử lý quan hệ lao động

Chiến lược,chính sách • Giải quyết tranh chấp lao động. • Giám sát và lập biên bản những nhân viên vi phạm nội quy, quy chế công ty. • Giải quyết các trường hợp nhân viên xin nghỉ việc. • Thiết lập các chính sách về quan hệ lao động trong toàn hệ thống. • Xây dựng quy chế làm việc trong công ty, mối quan hệ giữa các phòng ban để các hoạt động trong công ty được liên tục, ổn định. Thực hiện, phối hợp với các phòng ban phân xưởng/chi nhánh • Thi hành kỷ luật (bồi thường, tạm đình chỉ công tác, buộc thôi việc…) những nhân viên vi phạm kỷ luật. • Giải đáp các khiếu nại, thắc mắc của nhân viên. • Tuyên truyền cho nhân viên về những quyền lợi và nghĩa vụ của người lao động Theo quy định pháp luật hiện hành và của công ty. Tư vấn, tham mưu Tham mưu cho Giám đốc trong công tác đề bạt, thuyên chuyển CBNV trong công ty. Kiểm soát Giám sát việc thi hành kỷ luật nhân viên, giải quyết chế độ cho nhân viên xin nghỉ việc và việc thực hiện các quy định, nội quy, quy chế trong công ty.

7. Hành chánh

Chiến lược, chính sách • Quản lý hồ sơ phương tiện: sổ kiểm định, giấy đăng ký xe, bảo hiểm vật chất, dân sự. • Theo dõi thời hạn kiểm định, thời hạn trên giấy đăng ký xe thuê, bảo hiểm để thông báo. • Mua sắm các trang thiết bị văn phòng, văn phòng phẩm. • Trực tiêp đi đóng các chi phí: điện nước, tiền thuê nhà, phân xưởng … • Liên hệ (với Sở Kế hoạch – Đầu tư) làm hồ sơ thay đổi pháp nhân, địa chỉ và giấy phép thành lập chi nhánh, văn phòng đại diện. Đảm bảo công việc được tiến hành nhanh chóng, đáp ứng nhu cầu của công ty. • Trình ký các đề xuất, giấy tờ. • Thực hiện những công việc Theo sự chỉ đạo trực tiếp bằng văn bản của BGĐ. Thực hiện, phối hợp với các phòng ban phân xưởng/chi nhánh • Trang bị các thiết bị văn phòng cho các phòng. Đáp ứng những nhu cầu phát sinh, thay mới trang thiết bị hư hỏng hằng ngày; đồng thời tiến hành sữa chữa nhỏ các trang thiết bị tại các phòng. Lập bản đề xuất lên trên BGĐ nếu không thể tự giải quyết được. • Đôn đốc các bộ phận có liên quan thực hiện việc kiểm định, gia hạn, làm mới các giấy tờ trên đúng hạn. • Lập kế hoạch chi trả các chi phí phát sinh và cố định (điện, nước…) trình lên Ban Giám Đốc và gửi cho phòng Kế toán, tiến hành nhận tiền từng phần để thanh toán. Tư vấn, tham mưu: Tham mưu cho Giám đốc trong việc mua sắm các trang thiết bị văn phòng, sửa chữa văn phòng làm việc. Kiểm soát • Kiểm soát các loại giấy tờ, chứng từ do phòng HC – NS ban hành. • Kiểm soát việc sử dụng văn trang thiết bị, phương tiện làm việc. • Bảo quản các loại trang thiết bị trong văn phòng.

8. Văn thư lưu trữ

Chiến lược,chính sách • Quản lý các loại hồ sơ trong văn phòng. • Tiếp nhận công văn đến và và- sổ công văn đến. • Cho số các quyết định. • Và- sổ công văn đi. • Soạn thảo và lưu các thông báo. • Soạn thảo các loại văn bản trong phòng (danh sách nhân viên nhận đồng phục, hợp đồng lao động…). Thực hiện, phối hợp với các phòng ban phân xưởng/chi nhánh • Chuyển công văn đến về đúng bộ phận Theo địa chỉ. • Chuyển các quyết định tới các bộ phận có liên quan. • Chuyển công văn đi. • Ban hành các thông báo. • Cung cấp các loại văn bản cho nhân viên (đơn xin nghỉ phép, lệnh công tác…). Tư vấn, tham mưu Tư vấn cho các phàng ban cách thức tiếp nhận công văn đến và cách thức chuyển công văn đi. Kiểm soát • Kiểm soát việc cấp phát các loại vật dụng. • Kiểm soát giấy tờ, biểu mẫu, hồ sơ, tài liệu.

9. Vệ sinh – An toàn – Bảo hộ lao động

Chiến lược,chính sách • Phối hợp với các trưởng bộ phận lập kế hoạch kiểm tra để phát hiện các yếu tố nguy hiểm (vượt quá giới hạn cho phép) cho môi trường lao động. • Nghiên cứu việc tổ chức lao động và nghỉ ngơi hợp lý. • Nghiên cứu các biện pháp đề phòng tình trạng mệt mỏi trong lao động, hạn chế ảnh hưởng của các yếu tố tác hại nghề nghiệp trong quá trình lao động. Đánh giá hiệu quả của các biện pháp đó. • Tổ chức tuyển nhân viên mới. • Quản lý, Theo dõi tình trạng sức khỏe CBNV và khám sức khẻ- định kỳ nhằm phát hiện sớm bệnh nghề nghiệp ở người lao động. • Tổ chức giám định khả năng lao động khi nhân viên bị tai nạn lao động, mắc bệnh nghề nghiệp và các bệnh mãn tính khác.

Thực hiện, phối hợp với các phòng ban phân xưởng/chi nhánh • Triển khai thực hiện các quy định của pháp luật về công tác vệ sinh, an toàn, bảo hộ lao động. • Phát hiện những yếu tố ảnh hưởng đến môi trường lao động, chú ý đến những yếu tố chủ yếu. • Đánh giá sự gây hại, an toàn và rủi ro. • Triển khai các quy định về tiêu chuẩn vệ sinh, chế độ vệ sinh, chế độ BHLĐ. • Phối hợp với phòng phòng ban/phân xưởng triển khai diễn tập PCCC trong đơn vị. Tư vấn, tham mưu : Tham mưu cho Giám đốc và trực tiếp xây dựng và điều chỉnh, bổ sung các chế độ chính sách về việc đảm bảo các điều kiện về vệ sinh, an toàn, bảo hộ lao động. Kiểm soát Đôn đốc, kiểm tra, giám sát việc triển khai thực hiện công tác vệ sinh, an toàn, bảo hộ lao động.

10. Tham mưu

Tham mưu cho Giám đốc về chiến lược phát triển nguồn nhân lực và trong các lĩnh vực sau: tuyển dụng , Đào tạo, đánh giá nhân viên, khen thưởng, kỷ luật và quan hệ lao động.

11. Quản lý bộ phận

• Quản lý chỉ đạo và chịu trách nhiệm chung mọi mặt hoạt động của phòng hành chánh nhân sự. • Quản lý chỉ đạo về nghiệp vụ chuyên môn công tác đối với các phòng ban/chi nhánh. • Xây dựng các quy trình, các biểu mẫu thống nhất dùng trong công tác quản lý nhân sự. • Phân công công việc cho nhân viên trong phòng. • Kiểm tra, giám sát việc thực hiện tiến độ công việc của nhân viên trong phòng. • Chấm công cho nhân viên trong phòng. • Hội ý với nhân viên trong phòng để giải quyết các công việc đột xuất. • Tổ chức xây dựng và Hoàn thiện các chế độ chính sách , nội quy quy chế phù hợp từng thời điểm, giai đoạn từng hệ thống: quy định làm việc an toàn lao động và vệ sinh lao động, các chế độ chính sách đãi ngộ của Công ty, các quy định khen thưởng, kỷ luật… đảm bảo phù hợp môi trường VHDN và luật pháp VN. • Lập kế hoạch và dự trù ngân sách cho các hoạt động phát triển nguồn nhân lực.

Như vậy, chức năng của phòng nhân sự trong doanh nghiệp là rất quan trọng. Chính vì thế mà người làm hành chính nhân sự nên cần được đào tạo thường xuyên để thay đối phương pháp quản trị nhân sự sao cho phù hợp với xu hướng chung của các doanh nghiệp khác, giữ chân nhân tài ở thời điểm hiện tại.

Nguồn: Blog Nhân sự