Hướng dẫn lưu email Outlook vào ổ cứng đơn giản và nhanh chóng – friend.com.vn

Lưu email Outlook trên ổ cứng rất hữu ích cho việc sao lưu và chuyển email từ tài khoản Outlook này sang tài khoản Outlook khác. Trong bài viết này, FPT Shop sẽ chia sẻ tới bạn cách lưu email từ Outlook vào ổ cứng hoặc máy tính để bàn chạy Windows. Các phương pháp trong hướng dẫn này hoạt động cho MS Outlook 2007, 2010, 2013, 2016 và 2019.

Bạn đã bao giờ tự hỏi tại sao ổ cứng lại trở thành một trong những phụ kiện máy tính bán chạy nhất hay không? Vì người dùng đã bắt đầu nhận ra tầm quan trọng của việc sao lưu dữ liệu, bao gồm cả việc lưu email Outlook vào ổ cứng. Dữ liệu rất quan trọng và dữ liệu Outlook cũng vậy.

Để tạo bản sao lưu hộp thư Outlook, bạn có thể lưu email từ Outlook vào ổ cứng hoặc thư mục bất kỳ trên máy tính để bàn. Điều này có thể được thực hiện thông qua các phương pháp khác nhau được thảo luận trong bài viết này. Hãy làm theo các phương pháp sau để lưu email Outlook vào ổ cứng một cách tự động và thủ công.

Các phương pháp này sẽ giúp bạn lưu tất cả email Outlook và các thư mục email như Hộp thư đến, Thư đã gửi, Thư nháp… trên máy tính hoặc ổ cứng trong / ngoài của bạn. Bạn cũng có thể lưu email của mình vào đám mây (nếu muốn).

Phương pháp 1: Chọn và lưu một hoặc nhiều email Outlook trên ổ cứng

Bạn có thể chọn và lưu email Outlook trên ổ cứng ở nhiều định dạng tệp khác nhau như MSG, PDF, Word và HTML. Bạn có thể chọn một trong các định dạng mà bạn thấy tiện dụng nhất và thực hiện thủ công như dưới đây.

Lưu email Outlook trên ổ cứng dưới dạng MSG

Trong Outlook, bạn có thể chỉ cần nhấp vào bất kỳ email nào bạn muốn lưu trên ổ cứng, sau đó kéo / thả nó vào một thư mục trên ổ cứng hoặc máy tính.

Những thư điện tử này sẽ được lưu ở định dạng MSG. Định dạng tệp này được hỗ trợ rộng rãi và bạn có thể mở hoặc nhập tệp email MSG trong bất kỳ tài khoản Outlook nào.

Lưu email Outlook trên ổ cứng dưới dạng HTML

Ngoài MSG, bạn cũng có thể lưu email từ Outlook sang HTML. Định dạng này tốt cho việc xem trên web. Ngoài ra, HTML có thể được truy cập trên mọi thiết bị, kể cả điện thoại thông minh. Các bước thực hiện như sau:

1. Mở Outlook và sau đó bấm đúp vào bất kỳ email nào bạn muốn lưu

2. Thao tác này sẽ mở ra một cửa sổ email mới. Nhấp vào File > Save as.

3. Từ menu thả xuống, chọn định dạng HTML và nhấp vào Save

4. Lặp lại các bước này cho các email khác mà bạn muốn lưu

Lưu email Outlook trên ổ cứng ở định dạng PDF

Để lưu email Outlook ở định dạng PDF, trước tiên bạn hãy lưu chúng dưới dạng HTML theo các bước trên rồi sau đó:

1. Mở email HTML trong bất kỳ trình duyệt web nào bạn sử dụng trên PC, chẳng hạn như Google Chrome.

2. Nhấn tổ hợp phím CTRL + P và chọn Save as PDF từ menu Destination.

3. Nhấp vào Save và chọn ổ cứng hoặc thư mục trên máy tính mà bạn muốn lưu email Outlook dưới dạng PDF.

4. Nhấp vào Save.

Lưu email Outlook vào ổ cứng dưới dạng tệp Word

Để lưu email Outlook trên ổ cứng ở định dạng Word, bạn hãy lưu email ở định dạng HTML như trên và sau đó làm theo các bước sau:

1. Mở Word và đi tới File > Open

2. Duyệt qua tệp email HTML đã lưu và mở nó trong MS Word

3. Sau đó nhấp vào File > Save hoặc nhấn tổ hợp phím CTRL + S và lưu tệp dưới dạng tài liệu Word

Lưu ý: Bạn không nên kéo / thả nhiều email cùng một lúc vì nó có thể khiến hệ thống bị treo và Outlook gặp sự cố. Ngoài ra, tại một thời điểm, bạn chỉ có thể lưu một email vào HTML, PDF hoặc dưới dạng tài liệu Word.

Phương pháp 2: Sao chép thủ công Outlook PST vào ổ cứng

Nếu bạn đã định cấu hình tài khoản POP3 trên MS Outlook, tài khoản này sẽ tạo và lưu trữ tất cả các email trong tệp PST theo mặc định. Do đó, bạn chỉ cần duyệt qua vị trí của Outlook PST trên PC và sao chép tệp PST vào ổ cứng để sao lưu.

Trong trường hợp này, bạn phải tìm vị trí tệp PST. Các bước thực hiện như sau:

1. Đăng nhập trên MS Outlook và nhấp vào File > Account Settings.

2. Nhấp vào Data Files và sau đó kiểm tra vị trí chính xác của tệp Outlook PST trên hệ thống của bạn.

3. Nhấp vào tệp Outlook PST và nhấp vào tùy chọn Open File Location.

Sao chép Outlook PST vào ổ cứng bên trong hoặc bên ngoài để thực hiện việc sao lưu. Tệp PST hoạt động như một bản sao lưu vì nó lưu các email từ Outlook vào ổ cứng. Ngoài ra, định dạng tệp PST được hỗ trợ rộng rãi và bạn có thể nhập nó vào bất kỳ tài khoản Outlook hoặc Office 365 nào để truy cập email và các mục hộp thư khác.

Phương pháp 3: Xuất và sao lưu email Outlook trong OST sang tệp PST

Đây là cách dễ nhất, đơn giản và dễ dàng để sao lưu và lưu email Outlook trên ổ cứng. Bằng cách sử dụng công cụ Outlook Import/Export Wizard mà Microsoft cung cấp, bạn có thể lưu các thư điện tử trong Outlook trên tệp OST sang định dạng tệp PST.

Điều này không chỉ giúp sao lưu tất cả email mà còn có thể lưu các mục hộp thư Outlook khác như Danh bạ, Ghi chú, Lịch, Công việc, Nhật ký… trong tệp PST. Các bước thực hiện như sau:

1. Mở MS Outlook. Đi tới File và nhấp vào Open and Export, tiếp theo là Import/Export.

2. Trong cửa sổ Import and Export Wizard, bấm Export to a File và bấm Next.

3. Chọn Outlook Data File (.pst) và nhấp vào Next.

Lưu ý:

• Nếu bạn cần lưu email Outlook trên ổ cứng ngoài, hãy kết nối ổ cứng với máy tính của bạn. Sau đó, bạn hãy chọn nút Browse để chọn vị trí lưu dữ liệu và nhập tên tệp cho Outlook. Bấm OK để hoàn tất quá trình.
• Các email Outlook của bạn sẽ được lưu trong tệp PST trên ổ cứng. Tệp PST này có thể được nhập vào bất kỳ tài khoản Outlook hoặc Office 365 nào để truy cập email và các mục hộp thư khác.
• Phương pháp này chỉ hoạt động nếu Outlook có thể truy cập và được kết nối với máy chủ Exchange. Nếu Outlook không thể truy cập được và bạn không thể xuất và lưu email Outlook trên ổ cứng thông qua Import/Export Wizard, hãy tới phương pháp tiếp theo.

Phương pháp 4: Phương pháp trực tiếp và dễ dàng nhất để lưu email Outlook trên ổ cứng

Trong trường hợp bạn sử dụng Outlook để truy cập tài khoản IMAP, Exchange hoặc Office 365, Outlook sẽ tạo tệp OST được mã hóa. Để sao lưu email và lưu chúng trên ổ cứng ở định dạng PST hoặc các định dạng tệp khác, bạn có thể sử dụng phần mềm như OST to PST Converter Tool, đặc biệt là khi bạn không thể xuất PST qua Outlook.

Đây là một phương pháp tự động, tiết kiệm thời gian và trực tiếp để lưu tất cả các email Outlook vào ổ cứng ở nhiều định dạng. Phần mềm chuyển đổi tất cả các email Outlook được lưu trữ trong tệp OST sang định dạng PST, EML, MSG, HTML, PDF hoặc RTF cùng một lúc và lưu chúng vào ổ cứng đã chọn. Do đó, không giống như các phương pháp thủ công, bạn không cần phải lặp lại các bước để lưu từng email Outlook ở nhiều định dạng.

Hơn nữa, với sự trợ giúp của phần mềm này, bạn cũng có thể chuyển đổi tệp OST hoặc tệp OST không thể truy cập thành PST và lưu tất cả email Outlook, cũng như các mục hộp thư khác vào ổ cứng hoặc máy tính.

#

Kết luận

Sao lưu dữ liệu mang đến sự an tâm cho người dùng. Bạn có thể chọn bất kỳ phương pháp nào được chia sẻ trong bài viết này để lưu email Outlook vào ổ cứng.