Hành chính nhân sự là gì? Công việc của nhân viên hành chính – nhân sự

Nhắc đến sự thành công của một doanh nghiệp, người ta thường nhắc tới vai trò của nguồn lực con người, trước cả nguồn vốn, tài chính… Điều đó khẳng định tâm quan trọng của công việc quản trị nhân sự, quản lý nguồn lực công ty, quản lý các nhân viên và các cán bộ khác trong doanh nghiệp.

Do đó, nhân sự hay nguồn lao động trong doanh nghiệp có vai trò hết sức to lớn và là yếu tố đặc biệt quan trọng quá trình hoạt động và sáng tạo của tổ chức. Và điều tất yếu để duy trì và đảm bảo sự phát triển bền vững của doanh nghiệp thì hoạt động quản lý hành chính nhân sự phải được ưu tiên hàng đầu.

Tuy nhiên hiện nay, nhiều doanh nghiệp Việt Nam ít quan tâm, chủ quan và thậm chí lơ là công tác quản lý hành chính nhân sự. Và phòng hành chính nhân sự chưa thực sự hoạt động đúng với vai trò và tầm vóc của mình, gây lãng phí thời gian, công sức, tiền bạc của doanh nghiệp.

Làm hành chính thì dễ, nhưng để có một cán bộ quản trị hành chính – nhân sự đúng nghĩa thì khó. Điều đó đòi hỏi người làm hành chính nhân sự phải hiểu sâu sắc thế nào là quản trị hành chính quản lý nhân sự.

Hiện nay, vẫn nhiều người có cái nhìn phiến diện, một chiều khi cho rằng quản lý nhân sự chỉ dừng lại ở việc tuyển dụng nhân sự và trả lương cho nhân sự đó. Tuy nhiên, quản lý hành chính nhân sự cần được hiểu là toàn bộ các hoạt động tổ chức, phối hợp, điều hành và quản lý công tác thông tin trong cơ quan, đơn vị nhằm đạt được những mục tiêu nhất định. Trong đó, các hoạt động quan trọng bao gồm phân tích công việc, tuyển dụng nhân sự, đào tạo và phát triển nhân sự, đãi ngộ nhân sự, đánh giá kết quả thực hiện công việc…

Cụ thể:

1. Công việc hành chính:

– Quản lý, sắp xếp văn bản, hồ sơ một cách khoa học; – Tổ chức lưu trữ văn bản, hồ sơ (bản cứng và bản mềm); – Cập nhật dữ liệu trong máy tính: thư đi, thư đến, hợp đồng… – Tạo các biểu mẫu phục vụ cho công việc quản lý một cách có hệ thống; – Thực hiện các nhiệm vụ khác do cấp quản lý giao.

-> Vì lẽ đó, một nhân viên hành chính cần phải có:

– Kỹ năng quản lý; – Kỹ năng lập kế hoạch; – Chịu được áp lực công việc; – Sử dụng máy vi tính thành thạo; – Nhanh nhẹn, giao tiếp tốt. Cẩn thận, chịu khó, có tinh thần ham học hỏi; – Năng động, sáng tạo, trung thực và hòa đồng; – Có tinh thần trách nhiệm cao, làm việc theo nhóm và độc lập; – Có kỹ năng quản lý.

2. Công việc nhân sự:

– Xây dựng và thực hiện kế hoạch tuyển dụng; – Liên hệ với các đơn vị cung ứng dịch vụ tuyển dụng nhân sự để tuyển nhân viên cho công ty; – Vận hành hệ thống lương, thưởng và các chế độ đãi ngộ khác theo đúng quy định của công ty; – Tham gia xây dựng và giám sát triển khai hệ thống quản trị, đánh giá thực hiện công việc tại các phòng ban, đơn vị đúng quy định; – Theo dõi và giải quyết chế độ BHXH, BHYT cho người lao động toàn công ty; – Theo dõi, cập nhật và quản lý hồ sơ, danh sách lao động công ty; – Thực hiện các công việc khác liên quan dưới sự chỉ đạo của trưởng ban nhân sự; – Xây dựng và thực hiện kế hoạch đào tạo nhằm nâng cao trình độ của cán bộ nhân viên.

Vì lẽ đó, một nhân viên hành chính cần phải:

– Am hiểu Luật lao động, bảo hiểm, quy chế lương thưởng, ngày phép là yêu cầu bắt buộc; – Có kinh nghiệm tuyển dụng, huấn luyện, đào tạo; – Tính cách hướng ngoại, năng động, hòa đồng; – Có khả năng xử lý tình huống tốt.

Ta có thể chia các hoạt động trong quản trị nhân sự ra làm 3 nhóm chính:

1. Hoạt động quản lý Bao gồm các hoạt động thiết kế và tổ chức công việc, hoạch định nguồn nhân lực, lựa chọn và bố trí nhân lực; theo dõi, quản lý công việc. 2. Hoạt động phát triển Bao gồm các hoạt động đào tạo và phát triển nhằm nâng cao năng lực của nhân viên, hỗ trợ xây dựng nguồn nhân lực. 3. Hỗ trợ Bao gồm hoạt động xây dựng chính sách tiền lương, thưởng, chế độ phúc lợi cho người lao động… Như vậy, phòng hành chính nhân sự chịu trách nhiệm đưa ra các chính sách và xây dựng cơ cấu, hệ thống trong việc quản trị nhân sự. Chính vì có vai trò quan trọng như vậy mà công tác quản lý hành chính – nhân sự có ý nghĩa quan trọng đối với doanh nghiệp. Người làm quản lý hành chính nhân sự tốt sẽ giúp người quản lý doanh nghiệp nhận thức được tầm quan trọng của yếu tố con người trong hoạt động của doanh nghiệp; giúp nhà quản lý tìm được cách đối xử của người tổ chức với người lao động; giúp nhà quản lý đánh giá được sự thực hiện công việc của nhân viên; xây dựng và quản lý hệ thống thù lao động; thiết lập và áp dụng các chính sách, phụ cấp, bảo hiểm xã hội…

Như vậy, thách thức của nghề quản lý hành chính – nhân sự càng lớn thì đòi hỏi đối với người làm quản lý nhân sự càng cao. Với sứ mệnh và tư duy phát triển của mình, VnResource đã đang và sẽ muốn tiếp tục cùng đồng hành và phát triển với những người làm công tác nhân sự nói riêng và nhà quản trị nói chung, hy vọng sẽ góp phần sức nhỏ vào công tác quản lý nhân sự cho những cán bộ quản lý hành chính – nhân sự chuyên nghiệp.