Hướng dẫn viết thư xin nghỉ phép bằng tiếng Anh chuẩn nhất?

Khi cần thiết phải xin nghỉ vì bất kỳ lý do gì, chúng ta đều phải viết thư hoặc viết đơn xin nghỉ phép. Đặc biệt, với những người làm việc trong môi trường nước ngoài thì đơn xin hoặc thư xin nghỉ phép nên được viết bằng tiếng Anh để thể hiện kỹ năng và sự chuyên nghiệp của mình. Nhưng không phải ai cũng biết cách viết thư xin nghỉ phép bằng tiếng Anh do mỗi loại thư lại có đặc thù riêng.

Vậy làm sao để có bức thư xin nghỉ phép bằng tiếng Anh chuyên nghiệp và chuẩn nhất? Hãy cùng Language Link Academic tìm hiểu và thực hành ngay qua bài viết này nhé.

1.Bố cục của bức thư

Nếu bạn nào đã từng theo dõi bài viết về cách viết thư đàm phán tăng lương bằng tiếng Anh thì bạn sẽ viết bố cục chung của hầu hết các loại thư. Tuy nhiên, với trường hợp xin nghỉ phép, thư xin nghỉ phép bằng tiếng Anh, trong trường hợp này còn gọi là đơn xin nghỉ phép, sẽ có bố cục tương đối khác một chút.

Bố cục chung của bức thư xin nghỉ phép là gồm hai phần chính: (1) thông tin về nhân viên và (2) thông tin về việc nghỉ phép. Về thông tin của bản thân, chúng ta sẽ bao gồm những thông tin chính như: tên, số điện thoại, chức vụ, phòng ban, Về lý do xin nghỉ phép, chúng ta sẽ đưa ra các lý do (nếu có hơn một lý do), với số ngày nghỉ và ngày nghỉ cụ thể. Như vậy, nhìn chung, thư xin nghỉ phép bằng tiếng Anh khá ngắn và dễ viết, và cấu trúc viết thư gần như tương tự với bức thư xin nghỉ việc bằng tiếng Anh.

2. Một số cấu trúc câu và lưu ý khi viết thư

2.1. Một số cấu trúc câu để viết lý do

Các bạn đang phân vân không biết nên đưa ra lý do như thế nào cho hợp lý và lịch sự thì dưới đây sẽ là những gợi ý vô cùng hữu ích cho các bạn tham khảo.

• I would like to ask permission for a day off from work on ….. (date) because ….. (reason) / Tôi viết thư này để xin phép (ông) bà cho tôi nghỉ một ngày vào …. (ngày) vì ….(lý do).
• I am writing to request your approval for a day off on ….(date) for a family matter./ Tôi viết thư này để xin phép nghỉ một ngày vào ngày …. vì lý do gia đình.
• I am writing this letter to let you know that I am in need of a long-term leave, from …. to… (date)/ Tôi đang viết thư này để cho anh biết rằng tôi thật sự cần nghỉ phép dài hạn, từ… đến… (ngày)
• I am writing to request your approval for …. day leave for … (reason)/ Tôi viết thư này để mong anh đồng ý cho tôi nghỉ phép …. ngày vì … (lý do).
• I am writing this letter to inform you that I need to take a day of absence on the … (date) of this month/ Tôi viết thư này để thông báo với anh rằng tôi cần nghỉ một ngày vào ngày… tháng này.
• I request you to grant me … days of emergency leave for this reason./Tôi mong anh cho tôi nghỉ phép … ngày vì lý do khẩn cấp này.
• I am writing this letter to let you know about my requirement for an important unexpected leave./Tôi viết thư này để anh biết về mong muốn xin nghỉ phép quan trọng và bất ngờ của tôi.
• This letter concerns my request regarding my leave from … to …(date)/Thư này là về việc tôi xin nghỉ phép từ ngày… đến ngày …

2.2 Những lưu ý khi viết thư

• Tiêu đề thư nên rõ ràng: Một điều cần thiết và vô cùng quan trọng là tiêu đề thư nên rõ ràng về mục đích xin nghỉ phép của bạn. Nhiều nhà quản lý thậm chí chỉ để ý mỗi tiêu đề và lý do xin nghỉ phép do họ không có nhiều thời gian.
• Nội dung cần ngắn gọn: Trước khi nghỉ phép, bên cạnh gửi thư, chúng ta cũng gửi email xin nghỉ phép cho cấp trên. Khi đó, thư xin nghỉ phép thực chất là bản tóm tắt nội dung email xin nghỉ phép của chúng ta, nên chúng ta không cần nhắc lại quá nhiều nội dung trong email. Với thư xin nghỉ phép, chúng ta chỉ cần đề cập ngày xin nghỉ phép và lý do xin nghỉ phép là đủ.

2.3. Hướng dẫn cách đặt tiêu đề thư

Tiêu đề thư là phần bắt buộc phải có trong mỗi bức thư. Một tiêu đề thư hoàn chỉnh là một tiêu đề nói lên được nội dung chính và đầy đủ của bức thư. Chúng ta có những cách đặt tiêu đề như sau:

• [Reason] leave application

eg: Maternity leave application, Sick leave application,…

• [Tên nhân viên] – Ask for ….leave on/from… to….

eg: Nguyen Van A – Ask for sick leave on 23rd May, 2019

Tuy nhiên, chúng ta nên ưu tiên đặt tiêu đề theo cách thứ hai, do tiêu đề này chứa đầy đủ nội dung chính cần thiết để Giám đốc/Quản lý có thể ngay lập tức nắm được nội dung bức thư.

3. Thư mẫu

Dưới đây là bức thư mẫu mà các bạn có thể tham khảo để tự viết cho mình một bức thư hoàn chỉnh.

Employee Name:……………………………………………………………………………………………

Employee Address:………………………………………………………………………………………..

Employee Personal Phone Number:……………………………………………………………………

Position:………………………………………………………………………………………………………..

Date:…………………………………………………………………………………………………………….

Department:………………………………………………………………………………………………….

Subject: Nguyen Van B – Ask for wedding leave application

from 12nd to 15th December, 2019

Dear Mr. A,

I would like to request a leave of absence, from December 12nd to December 15th. The reason is that I have caught a flu yesterday, December 11st, so, I will need to take a rest at home. Please let me know if I can provide any further information regarding this request.

Thank you very much for your consideration.

With kind regards,

Nguyen Van B

Bài dịch:

Tên nhân viên:……………………………………….. ………………………………………….. ……..

Địa chỉ nhân viên: ……………………………………….. ………………………………………….. ….

Số điện thoại cá nhân của nhân viên: ……………………………………… ……………………………

Chức vụ:………………………………………… ………………………………………….. …………………

Ngày:………………………………………… ………………………………………….. ……………………..

Phòng ban: ………………………………………… ………………………………………….. …………..

Tiêu đề: Nguyễn Văn B – Đơn xin nghỉ phép do bận việc cưới xin

từ ngày 12 đến ngày 15 tháng 12 năm 2019

Kính gửi thưa ông A,

Tôi muốn xin nghỉ phép, từ ngày 12 tháng 12 đến ngày 15 tháng 12. Lý do là tôi đã bị cúm vào ngày hôm qua, ngày 11 tháng 12, và vì vậy, tôi sẽ cần nghỉ ngơi tại nhà. Xin ông vui lòng cho tôi biết rằng liệu tôi có cần cung cấp thêm thông tin liên quan đến yêu cầu này hay không.

Xin cảm ơn ông rất nhiều.

Trân trọng,

Nguyễn Văn B

Như vậy, chúng ta vừa tìm hiểu cách viết thư xin nghỉ phép bằng tiếng Anh, thật dễ phải không nào? Qua bài viết này, hy vọng các bạn đã tự tin viết cho mình bức thư xin nghỉ phép chính xác và chuyên nghiệp trong trường hợp cần thiết. Đây là kỹ năng rất cần thiết đối với những bạn đã đi làm, nên các bạn cần lưu ý và ghi nhớ kỹ những nội dung cần có.

Bên cạnh đó, các bạn cũng có thể học các kỹ năng viết email hay yêu cầu, đề nghị khác trong khóa học về Tiếng Anh Giao tiếp Chuyên nghiệp của Language Link Academic. Theo dõi Language Link Academic để học thêm nhiều kỹ năng mới nữa nhé.