Làm thế nào để tổ chức hộp thư email Outlook của bạn một cách hiệu quả

Nếu hộp thư Microsoft Outlook của bạn lộn xộn và đầy các tin nhắn, thì bạn sẽ có nhiều cơ hội bỏ lỡ một tin nhắn quan trọng. Là một chủ doanh nghiệp, bỏ lỡ một bức thư có thể là thảm họa. Nó có nghĩa là mất đi công việc kinh doanh. Và ngay cả khi bạn không sở hữu một doanh nghiệp, không ai muốn bỏ sót email quan trọng.

Bạn có thể tìm hiểu về cách để tổ chức Outlook, do đó nó sẽ hiệu quả hơn. Microsoft Outlook bao gồm một số công cụ mà bạn có thể sử dụng để làm cho hộp thư của bạn có tổ chức hơn, nếu bạn biết phải làm gì. Nếu bạn chỉ vừa bắt đầu với Outlook, hoặc nếu bạn đang không sử dụng nó, bạn có thể sẽ không sử dụng được hết khả năng của nó.

Trong hướng dẫn này, chúng tôi sẽ chỉ cho bạn cách làm thế nào để tổ chức các email trong outlook của bạn. Chúng tôi sẽ giải thích cách làm việc của các thư mục và hạng mục. Chúng tôi sẽ đề cập sở qua công cụ Focused Inbox. Cuối cùng, bạn sẽ tìm hiểu về làm thế nào để tổ chức các email trong Outlook bằng cách sử dụng các tính năng lưu trữ Archive và xóa Delete

Tìm hiểu những lời khuyên và chiến lược hữu ích về tổ chức email

Trước khi chúng ta đi vào chủ đề về cách tổ chức Outlook, đừng quên đăng ký để nhận bản tin của Tuts+ Business và tải eBook miễn phí của chúng tôi: The Ultimate Guide to Inbox Zero Mastery. Ebook này đề cập về các chiến lược và các lời khuyên hữu ích để quản lý tất cả các email đến của bạn hiệu quả hơn.

Bây giờ hãy tiến lên để tìm hiểu về các thư mục (folder) và các thể loại màu (categories) trong MS Outlook

Làm thế nào để tổ chức hộp thư Outlook của bạn với các thư mục (Video)

Xem hướng dẫn screencast nhanh này để tìm hiểu những điều cơ bản về cách sử dụng các thư mục trong Outlook một cách nhanh chóng:

Hoặc xem chi tiết các bước được viết radưới đây để biết thêm thông tin về cách làm thế nào để tổ chức các hộp thư Outlook của bạn.

Những điều bạn cần biết về thư mục & các thể loại màu

Nếu bạn muốn tìm hiểu làm thế nào để tổ chức các email trong Outlook, bạn cần phải hiểu các thư mục và thể loại màu (category). Đây là những công cụ chính mà bạn sẽ sử dụng để kiểm soát được hộp thư của bạn.

Các thư mục Microsoft Outlook

Các thư mục xuất hiện ở bên trái của hộp thư của bạn, bên dưới địa chỉ email của bạn (nó cũng được gọi là Navigation Pane). Hiện có hai loại thư mục:

1. Thư mục mặc định. Các thư mục mặc định là thư mục tiêu chuẩn phần mềm MS Outlook của bạn. Các thư mục mặc định bao gồm Drafts, Sent Mail, Deleted Items, Trash, Spam và vân vân. Một số phiên bản của Outlook cũng có một thư mục Clutter, mặc dù nó sắp bị loại bỏ.
2. Thư mục cá nhân. Đây là những thư mục bổ sung mà bạn tạo ra để cho những thư ưu tiên của bạn. Rất quan trọng để cẩn thận không không tạo ra quá nhiều các thư mục hoặc bạn có thể bị lẫn lộn vì không biết thư mục nào để sử dụng.

Ví dụ về mỗi loại thư mục, xem phiên bản dành cho máy tính để bàn của hộp thư MS Outlook dưới đây:

Quan trọng: Microsoft có một số phiên bản hiện tại có sẵn Outlook. Diện mạo trên màn hình và chức năng của bạn có thể hơi khác tùy thuộc vào phiên bản mà bạn đang sử dụng và cấu hình của nó. Hầu hết các hướng dẫn này dựa trên phiên bản mới nhất của Outlook vì được cài đặt trên máy tính để bàn của tôi. Tuy nhiên, chúng ta sẽ kiểm tra trên friend.com.vn để làm nổi bật một số tính năng nào đó.

Chú ý các thư mục có nhãn From My Boss của tôi. Đây không phải là thư mục mặc định Default. Thay vào đó, nó là một thư mục cá nhân Personal mà tôi đã thêm vào cho ví dụ này.

Các hạng mục Microsoft Outlook

Bạn có thể sử dụng các hạng mục với mã màu sắc cho lá thư của bạn. Ví dụ, bạn có thể gán mã màu đỏ cho các lá thư khẩn cấp, mã màu xanh cho những thư mà bạn đã sẵn sàng để thực hiện, hạng mục màu tím để cho các cuộc họp, và …. Bạn sẽ muốn sử dụng nó cho hệ thống của riêng bạn.

Phân loại hộp thư của bạn với các màu sắc mã hóa cho các hạng mục cho phép bạn quét qua hộp thư của bạn một cách nhanh chóng để quyết định sẽ làm gì với mỗi tin nhắn.

Bạn sẽ sử dụng biểu tượng hạng mục Categorize để tuỳ chỉnh và sử dụng các hạng mục. Biểu tượng Categorize xuất hiện ở giữa các Ribbon hướng về phía bên phải:

Lưu ý: Biểu tượng Categorize chỉ dành cho người dùng thư của Microsoft bằng cách sử dụng một thiết lập email Pop hoặc Exchange. Nếu bạn sử dụng một thiết lập IMAP tùy chọn này không khả dụng.

1. Cách sử dụng các thư mục

Các thư mục trong Outlook khá dễ sử dụng nếu bạn biết phải làm gì. Dưới đây là một số những điều cơ bản để sử dụng các thư mục:

Bước 1. Tạo một thư mục mới New Folder

Để tạo ra một thư mục trong MS Outlook, bấm vào tab Folder từ thanh Ribbon. Sau đó nhấp vào biểu tượng thư mục mới New Folder. Hộp thoại tạo thư mục mới Create New Folder sẽ hiển thị:

Nhập tên của thư mục mới vào trường Name. Nhấp chuột vào thư mục mà bạn muốn đặt thư mục mới và nhấp vào OK khi bạn đã thực hiện xong.

Trong ví dụ này, tôi đã tạo ra một thư mục có tên là Memos và đặt nó dưới thư mục From My Boss. Dưới đây là cách sắp xếp các thư mục hiện tại:

Bước 2. Đổi tên một thư mục

Bạn có thể thay đổi tên của thư mục đó sau khi bạn đã tạo ra nó. Chọn thư mục bạn muốn đổi tên bằng cách nhấp chuột vào nó. Nhấp vào biểu tượng đổi tên thư mục Rename Folder trong tab Folder. Bạn sẽ nhận thấy một hộp xuất hiện xung quanh tên thư mục đó:

Gõ vào tên thư mục mới vào hộp thư. Khi bạn đã thực hiện xong, nhấn phím Enter trên bàn phím của bạn. Tên thư mục mới của bạn sẽ được lưu lại.

Bước 3. Di chuyển một lá thư vào một thư mục

Một khi bạn đã tạo ra một số thư mục, bạn đã sẵn sàng để bắt đầu đưa những lá thư vào đó. Quay trở lại hộp thư chính của bạn để xem các lá thư của bạn:

Nhấp vào một lá thư để chọn nó và chỉ đơn giản kéo lá thư đó vào thư mục lựa chọn của bạn. Trong ví dụ dưới đây, tôi đã kéo email “Project estimates” vào thư mục Memos:

Bước 4. Xóa một thư mục

Thỉnh thoảng bạn có thể thấy rằng bạn không còn muốn sư dụng một thư mục mà bạn đã tạo. Khi điều này xảy ra, bạn có thể dễ dàng xoá thư mục đó đi.

Nhấp vào thư mục mà bạn muốn xóa trong bảng điều hướng Navigation (bên trái) để chọn nó:

Nhấp vào biểu tượng Delete trong Ribbon. (Trông như dấu X.) Thư mục đó sẽ bị xoá.

Chú ý: Nếu bạn xoá một thư mục, bất kỳ lá thư nào trong thư mục đó cũng sẽ bị xóa.

2. Cách sử dụng các thể loại màu để có tổ chức hơn trong Outlook

Chúng ta hãy có một cái nhìn sâu sắc hơn về làm thế nào để tuỳ chỉnh và sử dụng các hạng mục để tổ chức các hộp thư của bạn.

Bước 1. Đổi tên hạng mục

Theo mặc định, các hạng mục đó được đặt tên theo màu sắc. Để đổi tên một hạng mục, nhấp chuột vào mũi tên hướng xuống ở bên phải của biểu tượng Categorize. Từ trình đơn thả xuống chọn All Categories. Hộp điều khiển Color Categories sẽ xuất hiện:

Đặt một dấu tích cạnh màu mà bạn muốn đổi tên và bấm vào nút Rename. Gõ đè lên tên mặc định của hạng mục để đổi tên. Nhấp vào nút OK khi bạn đã thực hiện xong các hạng mục đó.

Dưới đây là một ví dụ về một số hạng mục đã được đổi tên:

Các hạnh mục tùy chỉnh riêng của bạn có thể khác nhau.

Bước 2. Xóa một hạng mục

Sau khi bạn đã tùy chỉnh tất cả các hạng mục của bạn, bạn có thể thấy rằng bạn sẽ không sử dụng tất cả các hạng mục này. Nếu điều đó xảy ra, bạn có thể xoá các hạng mục không sử dụng.

Để xoá một hạng mục, bấm vào tùy chọn All Categories trong trình đơn Categories thả xuống loại. Hộp thoại All Categories mở ra:

Nhấp vào hộp đánh dấu bên cạnh các màu sắc mà bạn muốn xóa. Trong ví dụ trên, tôi đang xóa hạng mục màu cam vì tôi không sử dụng nó. Nhấp vào nút Delete .

Khi một lời nhắc xuất hiện yêu cầu bạn xác nhận xóa, bấm nút Yes. Khi bạn đã hoàn tất các thay đổi cho các hạng mục đó, nhấp vào OK. Thể loại màu cam không còn xuất hiện trên trình đơn Categorize thả xuống và bạn không thể gán nó vào một thư email.

Bước 3. Gán một thể loại màu cho một tin nhắn

Một khi bạn đã cá nhân hoá các thể loại màu của bạn, bạn đã sẵn sàng để bắt đầu gán chúng cho các thư trong hộp thư của bạn. Để gán một thể loại màu cho một lá thư, bấm vào lá thư đó để chọn nó. Nhấp vào biểu tượng Categorize. Trình đơn Categorize thả xuống sẽ hiển thị:

Nhấp vào thể loại màu mà bạn muốn gán cho lá thư đã chọn. Thể loại màu đó sẽ được gán cho thư. Bạn sẽ thấy màu sắc của thể loại màu là một hình vuông ở bên phải tên người gửi thư trong hộp thư của bạn. Trong nội dung của lá thư đó, nó xuất hiện bên dưới tên người gửi.

Dưới đây là một ví dụ của một hộp thư với các thể loại màu gán cho tất cả các tin nhắn:

Một lá thư có thể có nhiều hơn một thể loại màu để gán vào. Để gán một thể loại màu thêm vào cho một lá thư, chọn lá thư đó và bấm vào một thể loại màu khác trong trình đơn Categorize thả xuống .

Bước 4. Làm thế nào để loại bỏ một thể loại màu từ một lá thư hoặc thay đổi nó

Theo thời gian, các thể loại màu của một lá thư có thể thay đổi. Bạn có thể loại bỏ một thể loại màu từ một lá thư hoặc thay đổi nó. Dưới đây là những điều cần làm.

Để loại bỏ một thể loại màu từ một lá thư, bấm vào lá thư trong hộp thư của bạn để chọn nó. Nhấp vào biểu tượng Categorize. Từ trình đơn thả xuống, nhấp vào thể loại màu mà hiện đang gán cho email để loại bỏ nó:

Bạn có thể gán một thể loại màu mới cho thư từ trình đơn thả xuống Categorize hoặc không gán màu cho nó.

Để loại bỏ tất cả các thể loại màu cùng một lúc từ một thư email có nhiều hơn một thể loại màu, chọn thư đó và bấm vào tùy chọn Clear All Categories từ trình đơn thả xuống Categorize:

3. Cách sử dụng Focused Inbox

Microsoft đang trong quá trình giới thiệu một tính năng mới được gọi là Focused Inbox cho người dùng Outlook. Bạn đang có quyền truy cập vào Focused Inbox hay không phụ thuộc vào phiên bản Microsoft Office mà bạn đang sử dụng.

Nếu phiên bản Outlook của bạn đang sử dụng thư mục Clutter để phân loại các tin nhắn không quan trọng, thì tính năng đó đã được nhập vào Focused Inbox mới.Thư mục Clutter hiện tại của bạn sẽ trở thành một thư mục thông thường khi hệ thống của bạn được cập nhật tính năng Focused Inbox.

Focused Inbox của Microsoft Outlook được thiết kế để tổ chức các hộp thư của bạn một cách tự động. Khi nó được kích hoạt, hộp thư của bạn sẽ được chia thành hai tab

1. Tab Focused. Các email được sắp xếp vào tab này là những email quan trọng nhất và yêu cầu trả lời nhanh hơn.
2. Tab Other. Email khác được sắp xếp vào tab này để bạn có thể xử lý với khi bạn có thời gian hơn.

Hiện tại, tôi chưa kích hoạt tính năng Focused Inbox trên máy tính để bàn PC của tôi. Tuy nhiên, hiện tại nó có sẵn trong nhiều phiên bản Web của MS Outlook. Tính năng này cũng có trong phiên bản miễn phí này của Outlook email mà tôi có thể tải về từ friend.com.vn. Dưới đây là hình Focused Inbox với tab Focused mở ra:

Để chuyển sang các tab Other từ tab Focused, chỉ cần nhấp chuột vào nó:

Như bạn có thể thấy, trong ví dụ này tab Focused chứa các thông báo từ Outlook Calendar của tôi trong khi tab Other thì bao gồm các thông báo sản phẩm thường ngày ít quan trọng hơn. Tính năng Focused Inbox đưa những thư này vào trong thư mục thích hợp một cách tự động mà không cần tôi phải quyết định.

friend.com.vn là một dịch vụ email dựa trên nền tảng web miễn phí từ Microsoft. Để tìm hiểu thêm về friend.com.vn, hãy xem các hướng dẫn này, nơi nó được so sánh với Gmail:

• 

4. Cách lưu trữ Archive hoặc xóa Delete những thư cũ & dọn dẹp hộp thư của bạn

Hầu hết chúng ta lưu trữ quá nhiều email, và điều này có thể làm cho một hộp thư bị lộn xộn. Một cách khác để tổ chức hộp thư Outlook của bạn là lưu trữ hoặc xóa các thư cũ..

Trong khi cả lưu trữ và xóa email đều đưa những lá thư ra khỏi hộp thư đến của bạn, điều quan trọng là phải hiểu được sự khác biệt:

• Archive. Chuyển một lá thư đến một thư mục Archive. Thư mục Archive đó được thiết kế cho các tin nhắn cũ hơn mà bạn dự định để lại. Khi bạn lưu trữ một email, bạn có thể dễ dàng truy xuất nó vào một ngày nào đó trong tương lai.
• Delete. Chuyển một lá thư vào thư mục Deleted Items (nó trông giống như một thùng rác). Nếu thư mục Deleted Items rỗng, nó rất khó khăn để truy xuất thư. Xóa thường dành riêng cho các email mà bạn không mong đợi để sử dụng trong tương lai.

MS Outlook cũng có một công cụ dọn dẹp Cleanup Tool. Bạn đã có thể có được một trong những lá thư, nơi có rất nhiều lá thư trước được sao chép ở phía trên. Bạn cũng có thể có một trong số những lá thư trước đây trong hộp thư Outlook của bạn. Khi bạn gán công cụ Cleanup Tool vào một cuộc trò chuyện hoặc một thư mục hoặc thư mục con, công cụ này sẽ loại bỏ những lá thư trùng lặp.

Tuy nhiên khi bạn làm điều đó, những lá thư bỏ đi sẽ giúp cho hộp thư của bạn có nhiều bộ nhớ dự trữ trong hộp thư của bạn. Để tổ chức hộp thư của bạn đúng cách , điều quan trọng là để tìm hiểu cách làm thế nào để sử dụng những công cụ này:

Bước 1. Xóa những lá thư cũ

Nó rất dễ dàng để xóa một email cũ. Chỉ cần đơn giản nhấp vào email đó để chọn nó:

Nhấp vào biểu tượng Delete ở thanh Ribbon (nó trông như dấu X). Lá thư đó được chuyển tới thư mục Deleted Items.

Để xoá vĩnh viễn một lá thư email của bạn, bấm vào thư mục Deleted Items để mở nó ra. (Nó nằm trong Navigation Pane ở bên trái và trông giống như một thùng rác). Bấm vào lá thư đó một lần nữa để chọn nó. Nhấp vào biểu tượng Delete để xoá vĩnh viễn lá thư đã chọn.

Chú ý: Một số tin nhắn bị xóa vĩnh viễn có thể được phục hồi từ các máy chủ nếu chúng vẫn còn trong thư mục Deleted Items, nhưng bạn có thể sẽ không thể phục hồi các email sau khi bạn xóa bỏ nó.

Bước 2. Lưu trữ thư theo cách thủ công

Một cách ít thông dụng hơn để di dời các email cũ từ hộp thư của bạn là lưu trữ chúng. Để lưu trữ một email, bấm vào lá thư để chọn nó. Nhấp vào biểu tượng Archive trong thanh ribbon bên cạnh biểu tượng Delete:

Nếu bạn không sử dụng tính năng Archive của Outlook trước đó, thì bạn sẽ được nhắc để tạo một thư mục lưu trữ. Nhấp vào nút Create archive folder. Outlook sẽ tạo ra một thư mục mới có tên Archive và chuyển các email mà bạn đã chọn vào đó:

Trong tương lai khi bạn lưu trữ một email, nó sẽ đi vào thư mục này.

Bước 3. Thiết lập các thông số lưu trữ

Bạn cũng có thể thay đổi cài đặt lưu trữ tự động của MS Outlook. Bấm vào File > Options để mở cửa sổ Outlook Options:

Nhấp vào tùy chọn Advanced từ Navigation pane bên trái. Sau đó nhấp vào nút AutoArchive Settings. Hộp thoại AutoArchive sẽ xuất hiện:

Sử dụng hộp đánh dấu để chọn các tùy chọn lưu trữ mà bạn muốn chọn. Nhấp vào OK trên hộp thoại AutoArchive khi bạn đã thực hiện xong. Sau đó nhấp vào OK trên cửa sổ Outlook Options.

Bước 4. Sử dụng công cụ dọn dẹp Cleanup Tool của Outlook

Những Email có khuynh hướng trở thành những cuộc đàm thoại hơn. Nếu bạn đã tham gia vào một hội thoại email mà bạn và người nhận đã trả lời qua lại và tạo ra một loạt các lá thư. Khi bạn trả lời một email, trả lời của bạn sẽ xuất hiện trên những lá thư ban đầu và tất cả các thư trả lời trước đó. Thật không may, tất cả những lá thư trả lời đó sẽ làm đầy các thư mục của bạn – làm cho bạn khó khăn hơn để tìm thấy những lá thư mà bạn cần.

Outlook có một giải pháp với công cụ dọn dẹp Cleanup Tool này. Công cụ này tách ra những lá thư dư thừa, vì vậy nó loại bỏ những lá thư trước đó không bao gồm những thư trả lời mới nhất. Bạn sẽ không mất đi bất kỳ thông tin nào, bởi vì tất cả các tin nhắn trước của bạn đã được bao gồm trong lá thư mới nhất.

Chúng ta hãy xem nó hoạt động như thế nào nhé. Trong thư mục From My Boss dưới đây, tôi có hai thư của cùng một cuộc trò chuyện cùng. Thư đầu tiên có dòng chủ đề “New Work.” Lá thư sau có dòng chủ đề “Re: RE: RE: New Work:”

Bạn có thể sử dụng công cụ Cleanup Tool để dọn sạch một cuộc trò chuyện, thư mục, hoặc một thư mục và thư mục con. Trong trường hợp này, chúng tôi sẽ sử dụng nó để làm sạch thư mục From My Boss.

Nhấp vào thư mục để chọn nó. Nhấp vào mũi tên xuống trên biểu tượng Cleanup Tool. (It’s trên tab Home ở bên trái của biểu tượng Delete.) Bạn sẽ thấy trình đơn thả xuống Cleanup:

Chọn tùy chọn Clean Up Folder trên trình đơn thả xuống. Một hộp nhắc sẽ xuất hiện cảnh báo với bạn rằng những lá thư dư thừa sẽ bị xóa. Nhấp vào nút Clean Up Folder trong hộp nhắc. Thư gốc được xóa bỏ :

Thư gốc sẽ bị xóa bởi vì nó là dư thừa với lá thư mới nhất. Đây là tính năng đặc biệt hữu ích nếu bạn đã có rất nhiều cuộc hội thoại email trong hộp thư đến của bạn.

Lưu ý: Những thông điệp Email chứa một yếu tố khác nhau-có lẽ là một thư trả lời từ người nhận khác nhau hoặc một tệp đính kèm — sẽ không bị xóa bởi vì chúng không đáp ứng được yêu cầu là trở nên dư thừa.

5. Tổ chức các Email của bạn với sự quản lý hộp thư đến tốt hơn

Bạn ít có khả năng để có một hộp thư đến lộn xộn trong MS Outlook nếu bạn đang thực hiện quản lý email tốt. Tìm hiểu về làm thế nào để giảm lộn xộn trong hộp thư email đến của bạn với eBook miễn phí của chúng tôi:

Kết luận

Bây giờ mà bạn đã học được cách tổ chức Outlook bằng các thư mục, hộp thư email của bạn nên gọn gàng hơn. Bạn cũng đã học được những điều cơ bản về sử dụng các thể loại màu của Microsoft Outlook và hiểu tầm quan trọng của lưu trữ hoặc xóa các thư cũ.

Là một người kinh doanh, bạn sẽ đánh giá cao khả năng sử dụng hộp thư Outlook của bạn một cách hiệu quả hơn vì nó có tổ chức. Hơn hết là, bạn sẽ không phải lo lắng về việc bỏ lỡ một email quan trọng.